Bạn đang gặp phải vấn đề trong cách làm câu 6-7 của bài thi TOEIC writing – đọc một email và nhiệm vụ của bạn là phải trả lời email đó và bạn muốn biết cách làm dạng viết Email phản hồi như thế nào. EASY EDU sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết TOEIC Writing dạng email cụ thể dưới đây.

I. CÁCH VIẾT PHẦN MỞ ĐẦU TRONG BÀI TOEIC WRITING DẠNG EMAIL

Trước hết bạn cần xác định cương vị của bản thân khi viết TOEIC Writing dạng email phản hồi, thông qua đối tượng mà email gửi đến là ai để tìm ra lối viết phù hợp.

Thông thường, khi viết email phản hồi dưới cương vị đại diện cho một tổ chức, doanh nghiệp hoặc trong bối cảnh văn phòng, học thuật, …. bạn nên áp dụng lối viết trang trọng.

Ngược lại, khi người nhận email phản hồi là những người có mối quan hệ gần gũi với bản thân người viết (bạn bè, người thân trong gia đình, …) bạn nên áp dụng lối viết thân mật hơn.

Sau khi xác định được lối viết, bạn có thể bắt đầu viết phần chào thư:

• Đối với lối viết trang trọng: email phản hồi thường bắt đầu với lời chào thư: Dear Mr./Ms.last name (họ của người nhận)
• Đối với lối viết thân mật: email phản hồi thường bắt đầu với lời chào thư: Hi + first name (tên riêng của người nhận)

Trong trường hợp phản hồi email cho một đối tượng không xác định thuộc một công ty, tổ chức nào đó, thí sinh sẽ viết lời chào thư theo lối trang trọng: Dear Sir or Madam,…

Một số mẫu câu xác nhận thư

Ở phần xác nhận đã nhận được thư, thí sinh có thể tham khảo các mẫu câu sau:

• (1) I got your email about … 
• (2) Thanks for your email of (ngày mà email của đề cho được gửi đi – Ví dụ: January 4th) + regarding/concerning (vấn đề cần giải quyết, thường ở mục Subject trong thư của đề bài – Ví dụ: regarding the new logins)
• (3) I’ve received your email of … (nội dung tương tự cấu trúc trên)

Cấu trúc (1) được sử dụng cho lối viết thân mật. 

Các cấu trúc (2) & (3) được sử dụng ở lối viết trang trọng hơn.

II. GỢI Ý MỘT SỐ CẤU TRÚC CẦN THIẾT ĐỂ VIẾT THÂN BÀI TOEIC WRITING DẠNG EMAIL

Tiếp theo, bạn cần lập dàn ý cho nội dung phần thân bài cho TOEIC Writing dạng email như sau

• Có thể chia thân bài thành nhiều đoạn, mỗi đoạn tập trung giải quyết một hoặc một vài yêu cầu của đề.
• Bạn có thể “brainstorm” trước, giải quyết từng câu hỏi được đưa ra trong thư nhận được cũng như trả lời trực tiếp các yêu cầu trong phần directions của đề bài.
• Bài viết sẽ giới thiệu một số mẫu cấu trúc khác để viết các câu dựa theo các yêu cầu của đề bài: đề xuất một yêu cầu, đề nghị; cung cấp thông tin; xin lỗi.

1/ Đề xuất yêu cầu, hỏi thông tin

Các cấu trúc sau sử dụng cho cả 2 lối viết trang trọng và thân mật: 

• We/ I would appreciate it/be grateful if you could …+ Verb nguyên mẫu (Tôi/Chúng tôi rất cảm kích/biết ơn nếu bạn có thể …)
• Would you mind + V-ing….? (Bạn có phiền khi …. không?)

Các cấu trúc sau thân mật hơn, thường được sử dụng cho các mối quan hệ thân mật, gần gũi như bạn bè, gia đình. 

• It would be nice/ wonderful/ great (of you) if you could …+ Verb nguyên mẫu (Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể…).
• Could you (please) …+ Verb nguyên mẫu…? (Bạn (vui lòng) có thể … được không?)
• Please let me know … (Vui lòng cho tôi biết…)

2/ Cung cấp thông tin, đề nghị giúp đỡ

Đối với lối viết trang trọng:

• I/ We are happy/ glad to let you know/inform you that… (Tôi/ Chúng tôi rất vui mừng khi báo cho bạn biết rằng….)
• I/ We are regret/ are sorry to let you know/inform you that… (Tôi/ Chúng tôi rất tiếc khi báo cho bạn biết rằng….)
• I/ We are willing to help you with… ( Tôi/ Chúng tôi sẵn lòng giúp bạn với…)
• Should you need further instruction/ assistance/ help/ information, please contact/reach us via…( Nếu bạn cần hướng dẫn/ giúp đỡ/ thông tin nào, vui lòng liên hệ với tôi qua…)

Đối với lối viết thân mật hơn:

• I am sorry that I ..( Tôi xin lỗi rằng tôi đã…)
• What do you think if I help you with…? (Bạn nghĩ sao nếu tối giúp bạn …?)
• Would you like me to…? (Bạn có muốn tối…?)
• I want you to know that… (Tôi muốn bạn biết rằng…)
• I am happy/sorry to tell you that… (Tôi lấy làm vui/tiếc khi báo cho bạn biết rằng…)

3/ Phàn nàn, báo cáo một vấn đề

Các cấu trúc này có thể sử dụng cho cả 2 lối viết trang trọng và kém trang trọng.

• I regret/ am sorry to say that I wasn’t really satisfied with … (Tôi lấy làm tiếc khi nói rằng tôi đã không hài lòng lắm với …)
• There seems to be a problem with … (Dường như có vấn đề với…)

4/ Xin lỗi

Đối với lối viết trang trọng:

• We would like to apologize for the inconvenience/difficulties caused/occurred/ happening to you. ( Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện/những khó khăn đã xảy ra cho bạn)
• Please accept our apologies for … (Hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về việc…)
• We ensure you that the problem will not happen again in the future. ( Chúng tôi đảm bảo rằng vấn đề sẽ không xảy ra lần nữa trong tương lai)
• We are very sorry for your loss/ the damage caused to you and will offer you a full refund/ proper compensation. (Chúng tôi rất lấy làm tiếc cho sự mất mát/thiệt hại gây ra cho bạn và sẽ hoàn tiền lại cho bạn/cho bạn một sự đền bù xứng đáng).

Đối với lối viết thân mật hơn:

• I am sorry that I … (Tôi xin lỗi rằng tôi đã…)
• I am sorry for  V-ing…/the trouble /problem. ( Tôi xin lỗi vì đã làm gì…/ về vấn đề)
• I am sorry, but I can’t.. (Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể…)
• I am afraid I couldn’t …( Tôi e là tôi không thể…)
• I promise that I won’t …./ it won’t happen again. (Tôi xin hứa sẽ không/ nó sẽ không xảy ra lần nào nữa)

Đính kèm thư

Cả 2 cấu trúc này đều có thể được sử dụng cho cả lối viết trang trọng lẫn thân mật:

• I have sent my … as an attachment to this email. (Tôi đã gửi cái….đính kèm theo thư)
• Please check my … attached/ as an attachment to this email. (Vui lòng kiểm tra cái…được đính kèm trong thư này).

III. CÁCH VIẾT KẾT THƯ CHO BÀI TOEIC WRITING DẠNG EMAIL

Trong TOEIC Writing dạng email, bạn có thể sử dụng cấu trúc sau khi muốn người nhận phản hồi lại email mà mình viết, áp dụng cho cả hai lối viết trang trọng lẫn thân mật. 

• “I am looking forward to hearing from you soon”. (Tôi mong chờ sự hồi âm đến từ phía bạn trong thời gian sớm nhất)

Cuối thư, bạn cần viết phần chữ ký để xác nhận người viết nội dung email.

Một số cách viết phần chữ ký

Lối viết trang trọng:

• Best regards, 
• Sincerely,
• Sincerely yours,
• Yours faithfully,
• Yours faithfully,

Lối viết thân mật hơn:

• Love,
• Take care,
• Thanks,
• Your best friends/son/daughter,

💡 Lưu ý: Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng  => Yours sincerely, Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully

IV. LỜI KẾT 

TOEIC Writing dạng email là một phần không thể thiếu trong kì thi TOEIC Writing. EASY EDU hy vọng qua bài viết này, các bạn sẽ biết cách viết email phản hồi hiệu quả, cải thiện được kỹ năng viết email bằng tiếng Anh nhé.